İç Kontrol :::
Ders Arşivi İşlemleri
Dönem içerisinde yapılan sınavlara, projelere, ödevlere vb. faaliyetlere ilişkin evraklar aşağıdaki ilkelere uygun bir şekilde hazırlanmalıdır.
1. Ders Arşiv Dosyası: Ders Arşiv Dosyası Hazırlama Kılavuzundan yararlanılarak ders arşivi dosyası hazırlanır. Hazırlanan ders arşiv dosyası imza karşılığında arşive kaldırılmak üzere bölüm sekreterliğine Sınav Evrakı Teslim Tutanağı ile birlikte teslim edilir.
Öğretim Elemanı Ders Değerlendirme Raporu: Dersin işleyişi, hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı ve öğrencilerin başarı durumlarına ilişkin öğretim elemanı tarafından hazırlanan değerlendirme raporudur.
Ders Arşiv Dosyası Kontrol ve Teslim Listesi: Dersin tamamlanmasının ardından arşive teslim edilmesi gereken evrakların (ders izlencesi, yoklama listeleri, sınav analizleri, anket sonuçları, sınav kâğıdı örnekleri vb.) eksiksiz olarak kayıt altına alınmasını sağlayan kontrol listesidir.
2. Dijital çalışmaların saklanması için, yalnızca kurum içinden erişilebilen dosya paylaşım ortamına kullanıcı adı ile şifre bilgileri ile giriş yapılmalıdır. Her ders için ders izlencesi, ders değerlendirme formu ve sınav analizi dosyası aşağıdaki arşivleme hiyerarşisi ve klasör yapısına uygun olarak saklanmalıdır. Eğer derslerin ölçme ve değerlendirme süreçlerinde öğrencilerden elde edilen ödev, proje, uygulama vb. uygulamalara ait dijital çalışmalar var ise arşivleme hiyerarşisi ve klasör yapısındaki ilgili klasörler belirtilen düzen doğrultusunda oluşturulmalıdır.
Eğitim-Öğretim Yılı (Örn: 2024-2025)
-Program Adı
-Eğitim-Öğretim Dönemi (Güz / Bahar)
-Dersin Kodu – Dersin Adı
-Ders İzlencesi
-Ders Değerlendirme Formu (Sınavlardan Sonra)
-Sınav Analizi Dosyası
-Ara Sınav *
-Uygulama Sınavı / Ödev / Proje Dosyaları
-Sınav Yönergesi
-Değerlendirme Rubriği
-Final Sınavı *
-Uygulama Sınavı / Ödev / Proje Dosyaları
-Sınav Yönergesi
-Değerlendirme Rubriği
*: İlgili sınav “Uygulama Sınavı / Ödev / Proje vb.” şeklinde yapıldıysa.
3. Sınav evrakları ve başarı notu değerlendirmesinde kullanılan proje ve benzeri tüm materyaller sınavın yapıldığı tarihten itibaren iki yıl süre ile ilgili birim tarafından saklanır.
4. Saklama süresi dolan sınav evrakları, ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak imha edilir (Trabzon Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim-Öğretim Yönetmeliği, Sınavlar Madde 14/5).
5. Tek ders sınavlarının sona ermesini takip eden ilk hafta içerisinde gerekli teslimler yalnızca Sınav Evrakı Teslim Tutanağı ile birlikte bölüm sekreterliğine yapılmalıdır.
